はじめまして。 FLINTERS BASEでエンジニアをしている西川です。
この度親会社のFLINTERSが10周年記念ということで、133日間ブログを書き続けるチャレンジをしております。 今回は94日目の投稿になります。
FLINTERS BASEではエンジニア同士での技術交流を目的とした開発定例という定例会議があり、
その中でお互いが業務で扱っている技術の情報交換を行っています。
ただ、この会議の運用も1年半同じやり方で行っていて、人数規模も多くなり技術の幅も多岐にわたってきていることから、
当初の全員の業務内容を発表する形式では時間的問題や内容が深掘りできない問題が起こっていたので、
より技術交流が活発になるよう、運営メンバーにて会議形式変更のトライアルを現在行っております。
その様子を今回はお届けできればと思っております。
開発定例とは
まずはそもそも開発定例とはどういった会議になるのかをご説明いたします。
当初の開発定例
FLINTERS BASEの立ち上げ当初から行っている開発定例は、
隔週木曜日のお昼明けの時間で実施していて各配属先チームごとに、
『前回やったこと・今回やったこと・技術/技術以外で困っていること・2週間の感想』を
ドキュメントに記載し会議の中で各々が発表し気になるところをコメントなどで深掘りする形式でした。
当初の立ち上げメンバーの人数規模だと、こちらの形式にて実施しても時間的余裕があり、
比較的深掘りができていました。
ただ、FLINTERS BASEもありがたいことに社員数も増えてきて、それぞれが扱っている技術内容も多様になっていったことから、
発表・説明するだけでもかなりの時間を要し、技術交流・内容の深掘りといったことはし辛い状況となっていました。
また、配属先での業務の合間を縫って参加するものですので、
ただ発表や説明を聞いているだけでは時間が勿体無いなと感じる会議となっていました。
オフライン勉強会での案出し
FLINTERS BASEでは現在3ヶ月に一度、
社員交流も兼ねて出社して勉強会を実施するオフライン勉強会を実施しております。
そちらの今年7月会で、開発定例の課題をグループワークの議題としてあげて、
課題を社員へ共有、会議を改善できる案出しを実施いたしました。
第2回オフライン勉強会の開催と今後の勉強会運営の方針について - FLINTERS BASE BLOG
実際に出た案
実際にグループワークの中で出た案としては以下になります。
- 全員で実施するのではなく、技術領域ごとで実施する
- 情報共有するフォーマットを整備する
- 技術ごとに実施し、その回に興味がある人のみが参加する
- 技術発表できる人のみが発表を行う
- 内容を詳細にキャッチアップできるよう議題ベースで実施する
etc.
試みた施策
上記、グループワークで出た意見から、
会議の原則『一人一つは何かしらアウトプットする』を満たせるよう
運営で実際に会議形式に落とし込み、以下の内容にて改善版としてトライアルを実施しています。
技術領域ごとに分けて実施する
これまでの全員参加で実施する形ではなく、
社員が扱っている技術を大きく4領域に分けて実施することで、
近しい技術を持った社員同士での技術力の深い交流を促進しました。発表ベースではなく、議論ベースの内容にする
これまでのやっていることを発表する形式ではなく、
各々が持ち寄った疑問や課題を元に話す形式にすることで
一つの事項を深掘りし、継続して課題の進捗を確認できる方式に変更しました。ドキュメントの内容を変更する
上記議論ベースの話し合いを行いやすいように
『前回やったこと・今回やったこと・技術/技術以外で困っていること・2週間の感想』という項目を廃止し、
『プロジェクトの共有事項』※会議の中では基本触れない
と、『ディスカッション / テーマ・背景・実際に出た議論や対応策・結論』の項目にし、
会議の中で実際に出た議論をドキュメントへ書き込む形を採用しました。
さらにそこから発生した改善点
トライアルを始めてから、内容を深掘りできたり、一つの課題を継続して追いかけることができたりと
概ね良好な一次フィードバックを得ることができました。
一方で、まだ話が盛り上がらない会議がある、一つに参加していると他チームの内容や交流には加わることができない、など
会議形式を変更したことで発生した新たな問題点があり、
それに対して更なる改善案として、各会議の実施時間をずらして全員が物理的には全ての会議へ出席できるタイムスケジュールでの実施を追加で現在行っております。
終わりに
上記追加施策も含めて、まだトライアル期間なので改善結果としてはきちんとした検証はできていませんが、
一次フィードバックより当初の会議形式よりはより良い形式で実施できていると思います。
現状も最適とは言えないかもしれませんが、今後さらに社員数も増えて扱う技術が増えていくと会議の形もそれに合わせて変化させていく必要があります。
今後も会議に参加しながらメンバーの反応を観察し、FLINTERS BASEの技術向上につながる開発定例を推進していきたいと思います。
