ズボラな人向け：時間を効率的に使うタスク管理のTips

こんにちは、FLINTERS BASE 教育部の金渕です。

私は現在マネージャー補佐として、弊社でのマネジメント業務の見習いをしている身です。

マネジメントに必要な知識をつけるために、
「エンジニアリングマネージャーのしごとーチームが必要とするマネージャーになる方法」（James Stanier 著、オライリージャパン）
を読んでいたら、「あれ、私の社会人力低すぎ...？」となりましたので、
マネージャーとして、というより社会人として学んだ導入すべき自己管理の要点をまとめてみました。

実際に導入して、以下のように成長しました💪

  • 物忘れが少なくなった
  • 焦燥感が少なくなった
  • 時間を効率的に使えるようになった

私のように面倒くさがり・3日坊主・物忘れが激しい・すぐ気が散るタイプの人向けにちょっとカスタマイズしているので、同じようなことでお困りの社会人の皆さんのお役に立てたら幸いです。
（あと新社会人にも有益だと思います）

※ この投稿はFLINTERS BASEブログ祭りの記事です。
※ テーマは #仕事術 #タスク管理 #読書メモ です。

忙しい人用まとめ

  1. ToDoリストとカレンダーは分けろ
  2. １日のはじめに処理すべきToDoチケットのテンプレを作れ
  3. 毎日カレンダーの整理をしろ
  4. メールの未読は溜めるな
  5. 落ち着け

全部「当たり前やん」って思った方はこの記事読まなくてもいいと思います。十分しごできなので。

心当たりがあれば以下の詳細を読んでみてください。多分仲間なので。

はじめに

エンジニアとして一つのプロジェクトで活動していたときは、チームのメンバーとしてスクラムのフレームワークに沿って動けばよかったので、とても自分のタスクが明確で集中して作業できていました。

職種が変わって関わるコンテキストが増えるにつれて、以下のような変化がありました。

  • 増えたもの
    • 不定期な会議
    • 作らなければならない資料
    • Slackのアクティブなスレッド
    • 関わる人
    • Chromeのタブ
  • 減ったもの
    • 余裕
    • 個人の作業時間
    • 脳の残メモリ
よーし、先週お願いされてたタスクようやく手をつけれそうだなぁ。
あ、顧客から連絡きた、確認して返そ。
あ、あの人にタスクお願いするんだった。
やべーあと10分で会議だ、アジェンダ確認しないと。
あれ私何しようとしてたんだっけ、一回Chromeタブ整理するか。
（会議1分前通知）
あっ会議参加しなきゃ。
（会議終了後）
さっきまで何してたんだっけ、私...ァ...ァ...

こんな感じで1日が終わるので、常に何かに焦ってました。

「エンジニアリングマネージャーのしごとーチームが必要とするマネージャーになる方法」（James Stanier 著、オライリージャパン）
こちらの書籍の内容から、自分の管理方法を学んで実践したらだいぶ解消されました。

今回はその中でも継続できている&大事なことをTipsとしてまとめました。

1：ToDoリストとカレンダーは分けろ

もっと詳細にいうと、「カレンダーをToDoリストとして使うな」ということです。

  • カレンダーは、時間を管理するもの
  • ToDoリストは、やるべきことを管理するもの

カレンダーに入れるもの

  • 会議
  • 休憩や通院など、自分の用事があることを示す予定
  • 自分の作業に集中したい時間枠の確保

これ以外は入れない！

ToDoリストに入れるもの

  • やらなきゃいけないこと
  • やりたいこと

ToDoリストにないものはやらない！
やる前に必ずリストに追加する！

ToDoリストのステータス

  • 未着手
  • 進行中
  • 完了
  • 後で

その日終わりきれなかったものや、明日に回したいもの（例えばお客さんの返答待ちのタスク）は「後で」に入れて、
「未着手」「進行中」にはタスクがない状態で仕事を終わります。

こうすることで、「仕事終わった感」を得られるので、精神が少し安定します。

2：1日のはじめに処理すべきToDoチケットのテンプレを作れ

ToDoリストに起票するために、いろんなツールを確認する必要があります。

  • Slack
  • カレンダー
  • メール
  • チームのチケットボード

そのほかに、前日の自分のやり残しも思い出さなければなりません。

私には無理でした。

テンプレを作ったことで、私の1日のはじめに頑張らないといけないことは、
「テンプレをコピーして日付の名前をつける」
だけになりました😁

あとはテンプレのリストを消化していけばいいだけです。

私のテンプレ

  • 1週間後までのカレンダーの出欠をつける
    • 資料の作成や確認が必要ならToDoリストに追加する
  • メールを確認する
    • やることができたらToDoリストに追加する
  • チームのチケットボードを確認する
    • 自分にアサインされたチケットで、今日対応が必要なものをToDoリストに追加する
  • Slackを確認する
    • 未読をなくす
    • 対応が必要なものは「Save for Later」をつける
    • 「Save for Later」を確認する
      • 対応がもう必要ないものを消す
      • ToDoリストに追加する
  • 今日の担当をスプレッドシートで確認する
    • ToDoに担当分の定常業務を追加する
      • 私がいるチームでは、複数の研修を分担しているので、その日研修があったりなかったりします
  • 前日分の「後で」タスクを確認する
    • 改めて今日やらなければいけないタスクとして現状を整理して追加する

これらは全て、「ToDoを整理するためのToDo」です。
テンプレで作ってあるので、コピーして使えば毎日漏れなくやることを洗い出すことができます。

定期タスクのリマインド方法

週次や月次など、定期的に行うべき業務は、Slackのリマインダーを設定しています。

これなら、毎朝のSlack確認のタスクの中でキャッチアップできますし、カレンダーを汚す心配がありません。

3: 毎日カレンダーの整理をしろ

毎日のタスクテンプレにもあるように、カレンダーの予定を1週間先までは毎日確認・整理します。

カレンダーの予定確認のチェックリスト

  • 会議に重要な人物が参加になっているか？
    • 改めてリマインドのメッセージを送るなど、アクションに繋がる
  • 自分の休憩や集中時間を確保できているか？
    • ある程度先の予定であれば、まだ調整可能かもしれません
  • 自分が出欠を登録しているか？
    • あらかじめわかっている予定については参加可否を登録する
    • 他の人がカレンダーを見たときに、空いている時間がわかりやすい（特に任意参加者で登録されている予定）
  • 事前に確認すべき添付資料があるか？
    • もしあるなら、ToDoリストに追加する（カレンダーの予定確認タスクが終わるまでやらない）

これくらいやっておけば、時間の管理はカレンダーに従って動くだけになります。

会議の予定通知を複数設定する

  • 10分前
    • デスクトップ通知（カレンダー）
    • スマホ通知（カレンダー）
  • 1分前
    • デスクトップ通知（カレンダー）
    • スマホ通知（カレンダー）
    • デスクトップ通知（Slack）
    • スマホ通知（Slack）

（それでも忘れることはありますが、だいぶ減りました）

4: メールの未読は溜めるな

ちょっと前までの私は、メールの未読数が数万件ありました。

おかげで、招待メールの期限は切れるし大事な連絡は見逃すしで大惨事でした。

いらないメルマガは登録解除する

解説するまでもないです。

しばらく内容を読んでいない通知、ありますよね？解除しましょう。

毎日のToDoテンプレで処理する内容

  • 未読のメールを読む
    • アクションが必要なものはToDoリストに追加する

これだけです。

書籍では、フォルダ分けやアーカイブによって受信ボックスは空っぽにするようにと提唱されていましたが、受信フォルダの未読件数を0にするだけにしてます。
一旦はそれで困ってないですが、困ってきたらちゃんと分けるようにテンプレを書き直します。

メールの内容にすぐに対応するのではなく、ToDoリストに追加するだけです。あとはToDoリストのタスクとして消化します。

5: 落ち着け

毎朝ちゃんと整理したとしても、予定通りになることの方が少ないです。

  • 数分おきにくる社内外からの連絡
  • 突如1時間後のカレンダーに現れる「相談」という謎ミーティング
  • 予期しないシステムのバグ
  • 家のネットワークが超不安定になる

いろんな原因で、うまく時間を使えなかったり、タスクを消化しきれなかったりします。

ToDoリストにないものはやらないという強い意志

これは、「朝作ったタスク以外はやらない」という意味ではなく、
「やらなければならないことは、全部ToDoリストに追加する」という意味です。

やるべきことが発生したら、タスクとして追加して優先順位を付け直します。

そうすることで、優先順位の下がったタスクが終わらなかったとしても、次の日にちゃんと思い出すことができます。

また、タスクを書いている間に状況や関連リンクを整理できるので、焦っていた自分を落ち着かせられます。

まとめ

「エンジニアリングマネージャーのしごとーチームが必要とするマネージャーになる方法」（James Stanier 著、オライリージャパン）
この書籍の中には、そのほかにもマネージャーとして仕事をするにあたっての心構え・振る舞い・考え方が書かれていますが、
今回は私のようにズボラな人向けのタスク管理術にちょっとだけカスタマイズして紹介しました。

マネージャーとしてつけるべき知識と同時に、初心に帰ることができる良い本なので、ぜひ興味があればお手に取ってみてください。

ここまで読んでいただいてありがとうございました ﾉｼ