0. 導入
こんにちは。BASE教育部の村井です。
FLINTERS 創立10周年記念としてのブログリレーチャレンジ 55日目です！
さて、
突然ですが、みなさん会議を予定時間を超えて話したりしていませんか？
もしくは、何も話が進まず終了していませんか？
会議の本来の目的を達成しつつ早く終わればみんなハッピーですよね
今回は私が過去スクラムマスターとして経験した中で、会議の準備と進行に関する多くの教訓を得たので、
普段意識していることや、書籍や動画学習から学んだこと、実践していることを簡単に書いていければと思っています。
1. はじめに
会議をスムーズに進めるには準備が特に重要だと思ってます
何も準備せず、会議が始まると「何から話そう？何の会議だっけ？どこまで話す？」となり、
本来話したいことを話し始めるまでに時間がかかってしまい会議時間が長くなります
ここでは会議中の進行や振る舞いについてではなく、会議前の準備をメインに話したいと思います。
ちなみに、弊社ではほぼリモートワークなのでWeb 会議を普段実施してますが、
オフラインでの会議にも活用できるかと思います
2. そもそも開催が必要な会議なのか？を考える
そもそも集まる必要あるんだっけ？と見直すのも必要です
会議の回数を減らせば、労働生産性が向上するそうです
情報共有だけならSlack などのやり取りで済みます
やり取りが長くなってきたら、口頭で話せばOKです
あと、定例会議などは集まる前提になってることが多いですが、
事前にアジェンダを募集しておき、特になければ開催しないのも一つです
3. 議事録を用意
初歩的ですが、会議中のメモ書きに使えます
案外用意されてないまま会議が進行して、後日に決定事項なんだったっけ？となりやすいです
そうなると、会議で話した時間が水の泡です
後述の目的、ゴールやアジェンダを事前に記載したりもします
また、定例会議の場合、前回の議事録を読めば思い出しやすいです
4. 目的とゴールの設定
まず会議の目的を明らかにしましょう
目的が明らかだと議論が変な方向に進んでも戻しやすく無駄な議論を防げます
つまり何について話し合うべき会議なのか？
例えば、
問題の議論と解決
意思決定
アイデアのブレスト
などなど
目的を决めたら会議前に参加者に認識を取るとよりスムーズです
次にゴールを決めましょう
会議の終了時に達成すべき具体的なアウトプットです
例えば、「問題点に対するアクションプランを決めて、解決策を実行する」などです
この場合、What（何を）、Who（誰が）、When（いつ）を意識して決定すると良いです
5. アジェンダの設定
会議をどういう流れで話していくかアジェンダを決めます
ある程度道筋があった方が進行もしやすいです
各アジェンダの時間配分も决めておけるとどれくらいで終われそうか見えてきます
長くなりそうなら早く終わるにはどうすると良いかなども考えることができます
以下が設定出来てればいいかなと思います
目的、ゴールを記載
（優先順位ごとに）議題を列挙
議題に関する資料など
6. 時間枠の設定
上でも軽く触れましたが、アジェンダの内容ごとに予定された時間枠を設定します
会議の進行を管理しやすくなり、議論の効率が上がります。
予定された時間内に終わりそうにない場合、会議時間を調整したりアジェンダを削ったりできます
7. 参加者の選定
とりあえずこの人呼んでおこう！ってのは避けたいです
呼ばれた側も何を求められてるの？と困ります
呼ぶならその人がいないと状況がわからないときや、決定事項に影響を受ける人を呼びたいですね
こういう会議やるよってことを知っておいて欲しいレベルの人は任意参加者がベターです
8. 進行役の指定
ここまで話した、会議の準備を進める人で会議中の進行をやる人です
進行役がいないと準備が進まず、進行もグダグダになりがちです
あと、会議中の話になっちゃいますが、議事録を書く人を進行役とは別で任命しておくと尚良いと思います
9. まとめ
ここまでさらっとまとめてみました
偉そうに書いてますが、毎回すべて出来てるわけではありません
準備にここまで時間かけたくない！めんどくさい！って方がいるかもですが5 ~ 10分あればほぼ出来るかなと思います
やらなかったほうが会議が長くなりがちなので余計にめんどくさくなっちゃいます
大切なのはストレスを感じず、会議をスムーズに進めることです
これらのアイデアを試してみて、みんなが楽しく協力できる会議を実現してみてください
