こんにちは！教育部 金渕（かなぶち）です！
この記事は、FLINTERS 創立10周年記念としてのブログリレーチャレンジの47日目です！
はじめに
この記事で、私とはじめましての方もいらっしゃると思うので自己紹介からさせてください！
FLINTERSから、FLINTERS BASEに出向し教育部に所属している「金渕 桐呼（かなぶち とうこ）」と申します。FLINTERS BASEも先日無事に2周年を迎え、一緒に育ってきた身としてはとても感慨深いです。。
BASE2周年につきましてはこちらの記事も併せてご覧ください！
私は普段お客様とのMTGや社員との1on1をする機会が少しばかりあるのですが、
- マルチタスクが苦手で、話す/考える/議事録を書くというのが同時にできない
- 話題が変わると直前に話していたことでも忘れてしまう
- 内容を忘れていることを忘れている
- 集中すると真顔&声が低くなる&早口になる
というポンコツぶりです。
それで、後になってから「あぁ〜なんであんなこと言っちゃったんだろ」と自己嫌悪するタイプです。。
FLINTERS BASEでお仕事をするようになってからそんな機会が多くなり、「どうにかしないと！！」と思いTRYでMTGを録画してみたら嬉しいことがいっぱいあったのでこの記事でご紹介したいと思います♪
リアルタイムで精密な議事録を書かなくても良くなった
議事録を自分が書くのであれば進行と議事録に集中したい派🙋♀️ かつ、MTGで自分と同様の意見が出てこない場合にはちゃんと発言したい派🙋♀️です。
前述した通り私はマルチタスクがとっても苦手です。自分が議論に参加している間は議事録を書く手が止まってしまうんです。
議事録には
- どんなことを決めたいか
- 何を話して結論が導き出されたのか
- 結論
が最低限書かれている必要があると思っています。
議事録を放棄して議論に参加してしまうと、「何を話して結論が導き出されたのか」の部分が抜けてしまいがちでした。
しかし！録画をしておけばそれは後から確認できるので、
- 決めたいこと
- 結論
を書いてお互いに認識があっていればヨシ！程度の気構えでいられるようになりました。
後から決まったことを確認する時は見やすいし、詳細を知りたければ自分のちっぽけな記憶力に頼る必要がないというわけです！
文字起こしをすれば後から確認するのも便利！
私は録画データから音声抽出をして、OpenAIのAPIを使って文字起こしをするスクリプトで議事録を簡易的に作成しています。
録画データを実際に視聴するよりもやはり文字ベースの方がINPUTにかかる時間が少ないので、Pythonで簡単に「動画→MP3→文字起こし→テキストファイル格納」をするアプリケーションを作ったらとても快適になりました！
後から見返す時に、動画とテキストをどう使い分けているかというと、
- 動画：表情や温度感を確認したい。文字起こしがうまくいっていないので音声を確認したい。
- テキスト：話の流れを確認したい。後でまとめる時の要点をハイライトしておきたい。
という感じです！
自分の話し方の振り返りになる
学生の頃から、「あなたって、なんかこわいよね。実際よく話してみるとそうでもないんだけど。」とよく言われます。
きっと無表情で地声が低いからとか、たまにファッションがイカついからとか理由はあるとは思うのですが、毎回ちょっとショックです。。笑
しかし、対お客様や1on1で話してくれる社員にそんな印象を与えることは本意ではありません。
MTG風景を録画してみて、
- あ、難しい話題になったら口角が下がって眉間に皺が寄ってるな
- アジェンダにないことを話しはじめられた時の軌道修正下手くそすぎんか。。
- 血色悪く見えるからチークとリップもう少し濃くしよう
- 口調が強くなっている時があるから他の言い回しをした方がよかったな
- ホワイトニング予約しよ
などなど、自分の身なりや話し方に対して気づきをたくさん得ることができました。
これはMTG録画施策を始めた当初には想定していなかった恩恵でした！
いいところだけではない
ここまでで、MTGの録画に対してよかったところを述べてきましたが、この恩恵をきちんと享受するために増えた工数もあります。
MTGのアジェンダの事前準備をより入念に行う
文字ベースの議事録と一緒に進む議論は、論理展開や内容の認識合わせがしやすいことがメリットですよね。
逆に、録画に頼りすぎてしまった口頭の議論は、論理の飛躍や参加者間の認識齟齬が発生してしまう可能性があります。
事前に
- このMTGでは何を決めたいのか？
- どんな情報が揃っていれば判断できるのか？
- どんな課題を解決しなければならないのか？
など、多角的に情報を集めてアジェンダを作成しておくことで、リスクは低くなると考えています。
MTGのはじめに参加者に許可をとる
本当は社会人としてあるまじき姿なんですが、うちうちのMTGならたまにすっぴんで参加してしまうことがあります。（すみません）
そんな時に急に「録画しますね〜」なんて言われたら私は嫌です。
なので、しっかり許可を取り、お断りを受けたら頑張って議事録を書きます。
録画データを整理して権限範囲を管理する
特にお客様とのMTGデータは外部に漏洩できない重要機密です。
しっかり権限を絞ったGoogle Driveにフォルダ分けをしておくことで、権限管理をしています。
まあ、フォルダ整理しないと後から確認する時も大変なので、した方がいいですね、、
最後に
私は社会人4年目のまだまだひよっこです。
毎日自分のポンコツさに嘆きながら、いかに楽をして解決できるか試行錯誤しています。
いつか「しごでき」になれる日を夢見て、いろんな先輩方にお世話になりながら日々を過ごしていきたいと思います。
最後まで読んでいただいてありがとうございました！！
